Evenement organiseren
Wat is het?
Wat is een evenement
Onder evenement wordt verstaan elke voor het publiek toegankelijke verrichting van vermaak. Ook wanneer het een besloten evenement is op een normaliter voor het publiek toegankelijke plaats.
Waarin voorziet een evenementenvergunning?
Voor zover van toepassing voorziet een evenementenvergunning tevens in een ontheffing geluidhinder, tijdelijke ontheffing voor het verstrekken van zwak alcoholhoudende drank, een vergunning voor het plaatsen van een tent en een vergunning voor het plaatsen van reclameborden. De gemeente maakt onderscheid in kleinschalige en grootschalige evenementen. De gemeente kan onder specifieke voorwaarden een vergunning verlenen.
Hoe werkt het?
Geen vergunning
Voor bepaalde kleinschalige evenementen (bv. buurt- straatfeest) is geen vergunning vereist.
Vergunningvrijstelling
Aan een vergunningvrijstelling zijn een aantal randvoorwaarden verbonden. Zo moet het bijvoorbeeld gaan om een evenement dat slechts één keer per jaar georganiseerd wordt, maximaal één dag duurt en plaatsvindt tussen 09.30 en 24.00 uur. Er mag geen sprake zijn van overmatige geluidhinder en eventuele muziek moet uiterlijk 23.00 uur stopgezet worden. Er mogen niet meer dan 100 personen aanwezig zijn en ingeval er een tent geplaatst wordt mogen er niet meer dan 50 personen gelijktijdig in de tent aanwezig zijn. Daarnaast mogen er geen doorgaande wegen worden afgesloten.
Instemming gemeente
Voor vergunningvrije evenementen heeft u de instemming van de gemeente nodig. Hiervoor dient u het meldingsformulier evenementen in te dienen. Dit vindt u bij het kopje 'formulieren'.
Wat moet ik doen?
Een vergunning voor een evenement dient u minimaal 12 weken voor de aanvang van het evenement aan te vragen. De gemeente heeft tijd nodig om af te stemmen met bijvoorbeeld politie en brandweer. U dient daartoe het aanvraagformulier voor het evenement in te vullen. Dit vindt u bij de tab 'formulieren'.
Kleinschalig evenement
Een kleinschalig vergunningvrij evenement dient minimaal 4 weken voorafgaand aan het evenement te worden gemeld middels het meldingsformulier. Informeer tijdig of uw evenement voldoet aan de criteria voor een vergunningvrij evenement.
Andere vergunningen of ontheffingen
Voor bepaalde activiteiten tijdens uw evenement is het mogelijk dat u ook andere ontheffingen of vergunningen nodig heeft, zoals bijvoorbeeld een ontheffing voor het schenken van alcohol.
- Vraag de vergunning aan bij de gemeente.
- Voor grote evenementen doet u dit minstens 16 weken van tevoren. Voor middelgrote evenementen doet u dit minstens 8 weken van tevoren.
- Als u alleen een melding hoeft te doen, doet u dit minstens 1 week van tevoren.
- Geef de volgende informatie:
- naam van de organisator
- naam van de contactpersoon op het evenement
- omschrijving van activiteiten op het evenement
- datum en tijdstip van het evenement
- datum en tijdstip van het opbouwen en afbouwen van het evenement
- verwachte aantal bezoekers of deelnemers
- beschikbare hulpploegen, zoals EHBO en beveiliging
- of er straten afgesloten moeten worden
- verwachte geluid (soort, tijd, locatie)
- manier van stroomvoorziening
- of u zwak-alcoholhoudende dranken schenkt
- tekening van het evenemententerrein of de route van bijvoorbeeld een optocht
- technische gegevens over bouwwerken op het evenemententerrein
- hoe en door wie het terrein of de route na afloop wordt schoongemaakt
Andere vergunningen of ontheffingen
Het kan zijn dat u nog andere vergunningen of ontheffingen moet aanvragen. Denk bijvoorbeeld aan een parkeerontheffing, verwijzingsborden of een ontheffing voor het schenken van alcohol.
Wat moet ik meenemen?
Een volledig ingevuld aanvraagformulier inclusief gevraagde bijlagen (eventueel aanvraagformulier (zie formulieren) ontheffing verstrekken zwak alcoholhoudende drank)
Wat kost het?
Legeskosten
De legeskosten voor het in behandeling nemen van een aanvraag voor een commerciële evenementenvergunning bedragen € 276,50 en voor een niet-commercieel evenement € 110,60. Voor een buurtbarbecue of straatfeest die niet voldoet aan de eisen bedoeld in artikel 2.25 tweede lid van de APV bedragen de legeskosten € 55,30. Voor eventueel aanvullende vergunningen worden apart leges geheven.
Kleinschalig evenement
Aan een melding van een kleinschalig evenement zijn geen legeskosten aan verbonden, mits deze voldoet aan de eisen van artikel 2.25 van de Algemene plaatselijke verordening.
Aanvullende informatie
Wilt u met sportmotoren het geluidsniveau overschrijden op een evenement of sportterrein? Dan moet u een ontheffing aanvragen bij de provincie.
Informeer tijdig bij de gemeente in hoeverre uw buurt- of straatfeest voldoet aan de criteria voor een vergunningvrij evenement.